Als er teveel vergaderd wordt in jouw organisatie, is onze 3 stappen strategie een goede manier om het vergaderen fors terug te dringen:
Kortweg komt het neer op de volgende drie stappen:
1. schrap nodeloze vergaderingen
2. zoek alternatieven voor vergaderen
3. verkort alle overblijvende vergaderingen
Hieronder lichten we de strategie in iets meer detail toe:

1. Schrappen
Schrap het aantal vergaderingen
Breng in kaart welke vergaderingen waarde toevoegen en welke niet. Schrap alle vergadering van de tweede soort rigoreus. Dat in kaart brengen kan op verschillende manieren. Een simpele, maar uiterst doeltreffende manier is om deelnemers na elke vergadering drie vragen te laten beantwoorden.

- was deze vergadering nodig ja/nee?
- is de vergadering goed verlopen ja/nee?
- hebben we iets bereikt ja/nee

2.  Vervangen
Vervang vergaderingen door alternatieven
Het eerste wat je jezelf moet afvragen is wat je eigenlijk wilt bereiken met een vergadering. Als je dat doel bepaalt hebt, kun je vervolgens kijken op welke manier je dat doel het beste kunt bereiken.
Als het erom gaat om elkaar op de hoogte te houden zou je kunnen kiezen voor webbased alternatieven. Of je kunt ouderwets een keer per week met elkaar gaan lunchen.
Als er een beslissing moet worden genomen kun je wellicht een telefonisch overleg beleggen.

3. Inkorten
Verkort de vergadertijd.
Veel vergaderingen duren te lang. Omdat we onze afspraken in digitale agenda’s zetten gaan we er van uit dat een vergadering een uur duurt. De standaard tijdseenheid voor vergaderen bedraagt dan 1 uur.  Vaak volstaat echter een veel kortere tijdsduur. De slimste manier om vergaderingen in te korten is om een andere standaard-tijdseenheid te kiezen: 20 minuten is een aardige suggestie. Elke vergadering duurt 20 minuten, tenzij er redenen zijn voor een langere tijdsduur.